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山西农业大学行政公文发文代字使用办法
2014-08-25 17:04 校长办公室 

 

第一章 总则

第一条 为了适应学校事业发展和工作需要,进一步推进行政公文处理工作科学化、制度化、规范化,制定本办法。

第二条 发文代字是公文的重要组成部分,是发文机关名称的规范化简称,由发文机关代字和发文主办机关代字组合而成。明确发文代字使用办法,有利于界定学校行政公文的层次和审批权限,明确公文的主办单位,也便于分类、查询、引用和归档。

第三条 本办法制定依据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《山西农业大学党政公文处理办法》(校党办字〔2012〕5号)等文件。

第四条 本办法适用于山西农业大学行政公文发文代字的编制及使用工作。

第二章 发文代字分类及适用范围

第五条 本办法按工作大类,对校级公文发文代字进行编制分类。

第六条 学校发文代字共4类。具体包括农大行字、农大函字、农大(--)字、农大办字。未经学校批准的发文代字无效。

第七条 农大行字,主要用于行政重大事项,可以对外。包括:向上级请示报告重要工作;向平行机关商洽、询问、请求批准或答复重要事项;在校内部署全局性工作,处理关系比较重大的问题,公布重要决定、行政法规规章等;依照有关规定必须以农大行字名义行文的事项。

第八条 农大函字,主要用于行政对外一般事项。包括:向不相隶属机关商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复事项。

第九条 农大(--)字,主要用于部门业务性事项,可以对外。包括:在校内发布、部署业务性工作;向上级请示报告业务性工作。

(一)农大人字:主要用于人事工作,包括教职工招聘、职称评聘、离退休、考核等。

(二)农大教字:主要用于本科和成人教育教学工作,包括专业、课程、教材、教学研究、毕业论文、考试、学籍管理,成人教育培训等。

(三)农大科字:主要用于科技工作,包括科技项目、成果、专利、团队的申报、发布,社会服务等。

(四)农大学字:主要用于学生工作,包括学生教育、管理、奖惩、就业等。

(五)农大研字:主要用于研究生工作,包括研究生教学、学科、学位、专业、课程、教材、教学研究、毕业论文、考试、学籍管理等。

(六)农大后勤字:主要用于后勤和国有资产工作,包括后勤管理和服务、资产管理、基本建设和维修、实验设备采购管理等。

(七)农大保卫字:主要用于安全保卫、综合治理等。

(八)农大财字:主要用于财务工作,包括财务管理、贷款、经费申请、审计等。

(九)农大外字:主要用于外事工作,包括外教聘请、出国访问、合作交流、对外联络等。

(十)农大招字:主要用于各类招生工作。

第十条 农大办字,主要用于行政日常事务,包括:转发上级通知、意见等;部署全校一般性的工作事项;传达校行政领导议定的工作和决定等。

第三章 发文代字审批及适用格式

第十一条 农大行字,由发文主办单位起草,主办单位负责人审核,校长办公室主任复核,分管校领导审批,校长审批签发。用“山西农业大学文件”格式,加盖山西农业大学印章。

第十二条 农大函字,由发文主办单位起草,主办单位负责人审核,校长办公室主任复核,分管校领导审批签发。对外的重要事项出函由校长审批签发。用“山西农业大学”函件格式,加盖山西农业大学印章。

第十三条 农大(--)字,由发文主办单位起草,主办单位负责人审核,校长办公室主任复核,由分管校领导审批签发。对外行文,由校长审批签发。涉及重要事项由分管校领导界定,校长审批签发。用“山西农业大学文件”格式,加盖山西农业大学印章。

第十四条 农大办字,由发文主办单位起草,主办单位负责人审核;校长办公室主任审核,由分管校办工作的校领导审批签发。传达校行政领导议定的工作和决定由校长审批签发。用“山西农业大学校长办公室文件”格式,加盖山西农业大学校长办公室印章。

第十五条 在编制发文代字及顺序号之前,要履行完相应的审批程序。凡文件涉及多个部门工作的,要由发文主办单位负责,请分管各项工作的校领导会签。严禁越级审批或未批先发。

第四章 附则

第十六条 新的发文代字中暂没有归类的单位和部门,如需发文,根据实际情况,编入农大行字、农大函字、农大办字。

第十七条 本办法由校长办公室负责解释。从2013年1月1日起执行。

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