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山西农业大学印章管理办法
2014-08-25 11:50 校长办公室 

第一条为了进一步规范和加强学校各类印章的管理,切实保障学校合法权益,根据国务院《关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》和相关法律法规,结合学校实际,特制定本办法。

第二条本办法适用于校党委、校行政以及学校各部门各单位、挂靠单位印章的管理。隶属于山西农业大学的经营性单位,以及山西农业大学授权冠名、独资或持有股份的经营实体单位,其印章管理办法由学校另行规定。

第三条印章的刻制、规格、启用与回收。

(一)印章的刻制

1.新成立机构或变更机构名称,依据学校下发的文件,申请刻制印章。

2.因破损、遗失需刻制新印章,须书面报请分管校领导批准。

3.刻制单位印章,需持党委办公室或校长办公室相关证明,按照法定程序到公安部门指定的地点刻制。

4.凡未按上述程序刻制的印章,一律视为私刻印章,学校一律不予承认,由此引发的一切不良后果,由当事人承担。

(二)印章的规格

1.校党委、校行政、校纪委及群团组织印章的规格,按国家有关规定执行。

2.各部门各单位、挂靠单位的党组织印章,中央刊党徽,党徽外刊党组织名称(全称),自左而右环行;党务部门印章,中央刊党徽,党徽外刊“中国共产党山西农业大学委员会”,自左而右环行,党务部门名称垂直于党的委员会名称,自左而右横向排列;行政印章,中央刊五角星,五角星外刊学校名称,自左而右环行,部门、单位的名称垂直于学校名称自左而右横向排列。

3.校级印章的直径为42㎜;学校处级机构印章的直径为40㎜,其下属机构印章的直径为38㎜。印章的字体和具体样式按照国家有关规定执行。

(三)印章的启用

印章刻制后,须经党委办公室或校长办公室验收备案、发布启用通知,方可使用。

(四)印章的回收

因机构撤销、机构名称变更及其它原因不再使用的印章,应及时交回党委办公室或校长办公室,办理注销手续,并将注销的印章交学校档案馆或公安机关,进行封存或销毁处理。

第四条印章的使用范围。

(一)校级印章使用范围

1.以学校名义向上级领导机关或业务主管部门报送的请示、报告、公函等。

2.以学校名义向校内单位印发的各类文件,以及向校外发出的用于联系工作、考察调研、处理公务的介绍信和函件。

3.以学校名义签署的对外合作交流协议以及各类合同。

4.教职工、学生因公、因私办理出国、出境手续时的相关文件及材料。

5.以学校名义颁发的学生证、毕业证、学位证、学生就业协议书、荣誉证、聘书等。

6.各类科研课题、项目、奖项的申报材料。

7.购买进口设备等相关文件。

8.按照有关方面要求应加盖学校印章的文件、材料等。

(二)各部门各单位、挂靠单位印章使用范围

各部门各单位、挂靠单位印章一律不准对外使用,不准用于带有经营性质或风险的活动,不准用于有损学校利益的经济活动。党委办公室、校长办公室印章,主要用于对校内发布通知、通告;其他单位印章,主要用于向学校的请示、报告以及与校内各单位业务往来、财务报账等。

第五条校级印章使用批准权限。

用印文书材料,涉及事项属于校党委会、校党委扩大会、校长办公会议事范畴,须在相应会议集体研究决定后,根据决定内容和事项由相关领导签批用印。其他事宜的用印批准权限如下:

(一)学校党委印章

1.以党委名义下发的各类公文,根据《发文稿纸》签批意见用印。

2.上报文件和各类报表,涉及学校全局性工作的由校党委书记签批,党委各部门在其职责范围内呈办的一般业务文件、报表,由校党委分管领导签批。

3.办理《因公出国(境)人员备案表》、《申办出入境证件的证明》等出国(境)相关手续,经组织部审核,由党委分管领导签批。

4.各种荣誉证书,须持表彰文件或相关材料,由党委办公室主任审核用印。

5.毕业生申报国家各类考试审批表、教职工或学生办理政审材料、开具介绍信等,由所在单位出具证明材料、相关负责人签字并加盖相应党组织印章,由党委办公室主任审核用印。

(二)学校行政印章(铜印)

1.以学校名义印发的各类公文,按照《山西农业大学行政公文发文代字使用办法》(校行字〔2012〕136号)的规定,根据《发文稿纸》签批意见用印。

2.下列事项用印,由相关职能部门提出,分管校领导审核,校长签批。

(1)合作办学单位文书材料;

(2)各类证书、聘书、奖状;

(3)以学校名义向上级推荐人员或事项;

(4)向上级主管部门出具的重要请示、报告、招生计划以及综合类统计报表等;

(5)刻制公章申请;

(6)其他重大、特殊情况。

3.下列事项用印,由职能部门审核提出,分管校领导签批。

(1)科研项目申报、结题以及报奖、专利申请等科研类文书材料;

(2)与工程项目相关的招标、监理、设计、勘察、环评、文物勘探、地震评估、消防等手续;

(3)各类货物和服务的采购手续;

(4)教学类课题的申报及报奖材料;

(5)社会服务类项目申报及相关材料;

(6)学校开户、撤户、贷款、预(决)算等财务手续;

(7)人事调动材料;

(8)外教聘请、师生因公因私出国的相关证明、审批和外事材料(中英文);

(9)学生录取通知书;

(10)学生退学、转学、专业调整等学籍管理材料;

(11)研究生考试及英语四、六级考试等各类考务材料;

(12)毕业生登记表、派遣材料、就业协议等;

(13)师生集体外出等重要事项的介绍信;

(14)教学、科研、学科等专项统计报表和材料。

4.下列事项,由相关处级部门负责人审核签章,校长办公室主任核准用印。

(1)各类对外证明、一般性介绍信、外出公函;

(2)校内公车的年检和报废;

(3)学生复制在校成绩单、招录名册;

(4)学历学位认证材料;

(5)学生入伍、公务员招录、研究生录取审查材料。

(三)学校合同专用章

学校各类合同须使用山西农业大学合同专用章,合同专用章的管理办法由学校另行规定。

第六条印章的管理

(一)印章管理实行专人负责制。学校印章和校领导名章、签字章由党委办公室、校长办公室指定专人保管。校领导名章、签字章的使用,须经校领导本人同意;山西农业大学钢印由学生处负责保管并按照相关规定使用;山西农业大学财务专用章,由计财处负责保管并按照相关规定使用。各级下属机构、挂靠单位印章要指定专人妥善保管,不得随意乱放。保管党委系统印章的人员必须是中国共产党党员。

各部门各单位、挂靠单位负责人是印章管理的第一责任人,印章保管人是印章管理的直接责任人,具体负责印章的管理和使用。印章要及时清洗,保证字迹清晰。印章遗失,须及时报党委办公室或校长办公室。

(二)严格用印审批程序。用印审批表要详细准确填写有关事项,用印内容必须与用印审批表内容一致。校党委印章使用审批表须经党委办公室主任审核签字,学校行政印章使用审批表须经校长办公室主任审核签字。各级负责人要逐级把关,各负其责,对拟用印材料认真审核,并在使用登记表、用印材料或用印审批表上签名。

(三)印章保管人要对用印事由、用印单位、批准人、经办人、用印日期等进行详细登记。印章保管人员有责任对用印相关材料进行审查,如发现不符合规定或手续不全的,有权拒绝用印。

(四)未经批准,印章保管人不得将印章交付他人,不得携带印章离开办公室。如因特殊情况需在办公室以外的地点使用印章,须经学校或单位主管领导批准,印章管理人员应在用印现场监章。

(五)印章管理人员因公外出,应将印章临时移交领导指定的专人代管,不得影响公务。印章管理人员如有工作变动,应及时办理印章移交手续。

(六)印章应加盖在单位落款和日期中间偏上位置,骑年盖月,端正清晰,上不压正文。重要材料、合作协议等,须加盖骑缝章。严禁在空白介绍信、空白表格、空白纸张上加盖公章。

(七)因公章管理不严、使用不当,或者印章负责人弄虚作假、私盖公章,给学校造成不良影响的,一律要追究当事人和用印负责人的责任,若引发纠纷造成学校损失,相关人员要承担经济赔偿等法律责任。

第七条各部门各单位、挂靠单位参照本办法,制定本部门(单位)印章管理使用办法。

第八条本办法由党委办公室、校长办公室负责解释并督促执行。

第九条本办法自2016年2月25日起施行。《山西农业大学印章管理办法》(校行字〔2007〕110号)、《山西农业大学印章管理规定》(校党办字〔2010〕11号)、《山西农业大学印章管理办法》(校党字〔2014〕23号)同时废止。

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